Agar siz bir nechta mijozlar yoki loyihalar bilan ishlashni talab qiladigan biznesda yoki maktabda bo'lsangiz, to'g'ri topshirish tizimi juda muhimdir. Hujjatlarni topshirishning bir necha usullari mavjud, lekin oxir -oqibat sizning tizimingiz sizning ehtiyojlaringizni aks ettirishi kerak. Samarali tizimga tayyorgarlik ko'rishning eng yaxshi usuli - faqat tashkilot ustida ishlash uchun bir necha kun zaxiralash.
Qadamlar
3 -usul 1: Yangi fayl tizimiga tayyorgarlik
Qadam 1. Barcha materiallaringizni yig'ing
To'g'ri tizimni o'rnatishga harakat qilishdan oldin, siz barcha hujjatlarni to'plashingiz kerak. Hujjatlaringiz bo'lishi mumkin bo'lgan barcha joylardan o'ting va hammasini bitta qoziqqa joylashtiring. Sizda mavjud bo'lgan barcha faol va harakatsiz ishlarni to'g'ri hisoblashingiz uchun vaqt sarflang.
- Hujjatlar ustida ishlash uchun stol oralig'ini bo'shatib, oldindan rejalashtiring.
- Agar siz boshqa birovning hujjatlarini yangi topshirish tizimiga moslashtirmoqchi bo'lsangiz, barcha hujjatlarni joriy tizimdan olib tashlang. Siz uchun barcha hujjatlarni ko'rib chiqish va yangi tizimga tayyorgarlik ko'rish yaxshiroq bo'ladi.
Qadam 2. Barcha hujjatlarni ko'rib chiqing
Bu jarayonning qiyin qismi, lekin ayni paytda uyushgan bo'lish uchun hal qiluvchi qadamdir. Bank fayllari, kredit karta hisoblari va ipoteka to'lovlari kabi barcha fayllarni nima bo'lishidan qat'i nazar ajrating. Bu zerikarli tuyulishi mumkin, lekin nima bilan ishlayotganingizni aniqlash uchun qoziqdagi har bir hujjatni ko'rib chiqing.
- Har bir qog'ozni o'qishning hojati yo'q, lekin qisqa qisqartirish sizga yordam beradi.
- Post-it yozuvlari vaqt sarflash kerakligini biladigan muhim hujjatlarni belgilash uchun juda yaxshi.
3 -qadam. Qoziqlarni o'rnating
Hujjatlarni saralashni boshlaganingizda, tegishli hujjatlarni birga saqlash foydali bo'ladi. Siz "Nickelback" mijoziga tegishli barcha hujjatlarni bitta qoziqqa joylashtirishingiz mumkin. Yana bir misol - ishlarni oylarga qarab yig'ish.
- Xronologik tartibni bilish sizning arizalaringiz uchun foydali bo'lishi mumkin.
- Hujjatlarni saralashda ustuvorliklarni belgilang. Agar siz juda muhim bo'lgan hujjatlarni ko'rsangiz, ularni tegishli qoziqning tepasiga qo'ying.
Qadam 4. O'zingiz xohlagan darajada kamaytiring
Siz yaratishingiz mumkin bo'lgan yana bir qoziq - bu axlat yig'indisi. Sizdan hujjatlar to'plamini tashlab yuborish talab qilinmaydi, lekin siz ularni boshqa qog'ozlardan ajratishingiz kerak. Siz hatto tasodifiy qog'ozlar ketadigan har xil qoziqlarni o'rnatishingiz mumkin.
Agar siz hujjatlarni rasmiylashtirishga hojat yo'qligiga 100% amin bo'lsangiz va boshqa hujjatga havola qila olmasangiz, ularni olib tashlang. Biror narsani bajarishdan oldin, biror narsani tashlab yuborishga ruxsat berilgan bo'lsa, rahbarlaringiz bilan maslahatlashing
Qadam 5. Manila papkalarini ishlating
Arzon manila papkalaridan foydalanib, o'zingiz uchun hamma narsani sodda tuting. Bu sizning mablag'laringizga zarar etkazmaydi va sizga xohlagan fayl tizimini ishga tushirishga imkon beradi. Siz manila papkalari to'plamini har qanday ofis jihozlari do'konidan olishingiz mumkin.
Qadam 6. Qoziqlarni uzating
O'zingizning papkalaringiz uchun qo'llanma bo'lib xizmat qilish uchun ilgari o'rnatgan qoziqlardan foydalaning. Har bir papkaning mazmuni tartiblanganligiga ishonch hosil qiling. Siz har bir qog'ozning ahamiyati yoki xronologiya bo'yicha fayl tarkibini tashkil qilishingiz mumkin.
- Fayl tarkibini alifbo asosida tartibga solishdan saqlaning. Alifbo tartibidagi fayllar guruhlarini tashkil qilishda yanada samarali ishlaydi.
- Manila papkalarini jildlarni to'ldirayotganda fayllar kabinetiga joylashtiring.
3 -usul 2: Sizga mos tizim yaratish
Qadam 1. Alifbo tartibidagi fayllar tizimidan foydalaning
Alifbo tartibida yozish tizimi, agar siz odamlar, mijozlar, mualliflar, filmlar, kitoblar va boshqalarni ismlarini qidirib topishingiz kerak bo'lsa, yaxshi ishlaydi.
- Fayllarni olish va olishning eng yaxshi usuli - har bir faylga belgi qo'yish. Manila papkalarida fayllarni belgilash uchun mo'ljallangan qo'shimcha yorliq mavjud, bu sizning qidiruv jarayoningizni osonlashtiradi.
- Agar siz mijozlar bilan ishlayotgan bo'lsangiz, familiya bo'yicha alifbo tartibiga o'tish samaraliroq bo'ladi.
- Agar sizda juda ko'p fayllar bo'lsa, ularni tartibga solish uchun xat bo'limlarini tuzishni o'ylab ko'ring. Bo'limlarni ajratuvchilar katta va bitta harfdan iborat. Siz harflarni "A-D" yoki "F-K" kabi juftlarga bo'lishingiz mumkin.
Qadam 2. Topikal tartibdan foydalaning
Har xil fan sohalarida ishlayotganingizda yoki o'qiyotganingizda, mavzu yoki mavzu buyrug'i ma'lumot olishning juda foydali usuli bo'lishi mumkin. Masalan, agar siz huquqshunoslikni o'rgansangiz, sizda shartnoma, konstitutsiyaviy huquq, zo'ravonlik, ma'muriy huquq, xalqaro huquq va boshqalar bo'lishi mumkin.
- Mavjud ma'lumotlarni tartibga solishning eng yaxshi usuli - bu bo'limlarni ajratish. "Admin qonuni" kabi tarkibga qarab bo'limlarni ajratuvchilarni belgilang.
- Agar sizda turli mavzular bo'lsa, bu tizim eng yaxshi ishlaydi. Agar shunday bo'lmasa, sizda bitta yoki ikkita bo'linuvchi qoladi va tizimli tizim emas.
Qadam 3. Raqamli to'ldirishni sinab ko'ring
Ushbu turdagi fayllar sanasi yoki sanasi bo'lgan fayllar uchun juda mos keladi. Masalan, agar sizda hisob -fakturalar, kvitansiyalar, voqealar sanasi va boshqalar bo'lsa, raqamli tizim qayta joylashishni osonlashtiradi. Shuningdek, siz ushbu parametr uchun oy va yil belgilarini ko'rib chiqishingiz mumkin. Tibbiy fayllar, qonunchilik hujjatlari, sud ishlari va boshqalar kabi hujjatlar uchun raqamlashdan foydalanadigan muhitda ishlaydiganlar uchun raqamlash foydali bo'ladi.
- Agar siz bir nechta raqamlarni ko'rishni qulay his qilsangiz va bu raqamlardan ma'lumot olsangiz, bu tizimdan foydalaning.
- Hujjatlar varaqlarida raqamlar yoki sanalarni belgilang va raqamlangan qiymatga qarab tartiblang. "1" dan boshlang va quyidagi raqamlar qiymatni oshiradi.
- Agar siz oylar bilan hisob -kitob qilmoqchi bo'lsangiz, yanvar oyidan boshlang va dekabrga qadar harakat qiling. Siz har oy uchun bo'linmalardan foyda ko'rasiz.
Qadam 4. Rangli kodlashni ishlating
Bu ijodiy topshirish uchun juda yaxshi va ayniqsa, vizual eslash qobiliyati yaxshi bo'lganlar uchun juda samarali. Bu ranglarni kodlashga asoslangan turli mavzularga havola qilishga yordam beradi. Ro'yxatdan o'tish uchun yuqorida sanab o'tilgan usullarning har birini rangli kod bilan o'zgartirishingiz mumkin. Rang kodlarini boshqa tizim bilan bog'lash orqali siz tizimlarni tashkil qilish kombinatsiyasidan foydalanishingiz mumkin.
- Belgilangan to'ldirish usuliga rang qo'shishning eng oson usullaridan biri - ajratgichlardan foydalanish. Siz har qanday ofis jihozlari do'konidan turli xil yoritgichlar to'plamini sotib olishingiz mumkin.
- Rangli kodlashni amalga oshirishning yana bir usuli - turli xil rangli papkalardan foydalanish.
Qadam 5. Chastotali tizimdan foydalaning
Bu siz doimo ishlatadigan narsalar uchun yaxshi ishlaydi, lekin mustaqil tizim bo'lmasligi kerak. U boshqa tizimni, masalan, alifbo tizimini, oziqlantirishi kerak. Tez -tez ishlatib turadigan ma'lumotni topshirish joyingizdagi guruhlangan maydonga qo'shing, shunda uni tezda olish mumkin bo'ladi, masalan, shkaf tortmasining old tomonida.
Siz ehtiyot bo'lishingiz kerak, chunki siz ushbu tizim yordamida tartibsiz bo'lmaysiz. Siz hozirda ishlayotgan loyihani oldingizda ushlab turish, har doim ham samarali tashkilotga kafolat bermaydi
3 -usul 3: Uyushgan tizimni saqlab qolish
Qadam 1. Zudlik bilan hujjatlarni rasmiylashtiring
Hujjat topshirish tizimining samarali ishlashini ta'minlashning bir usuli, uni qayta ishlash jarayonida qog'ozni topshirishdir. Agar hujjatlarni topshirishni kechiktirsangiz, topshirish tizimi ishlamaydi. Hujjatlarni topshirishni odat qilib olish ham mahsuldorligingiz va ish jarayoningizga yordam beradi.
Qadam 2. Sizning makon yangilangan tuting
Har bir -ikki oyda siz hujjatlar topshirish tizimidan o'tishingiz va qisqacha tozalashingiz kerak. Boshlang'ich tashkilotda bo'lgani kabi barcha hujjatlarni ko'rib chiqish shart emas. Barcha fayllarni tekshiring va hamma narsa tartibda va to'g'ri joyda ekanligiga ishonch hosil qiling.
Birinchi oylardan so'ng, siz tanlagan tizim sizga mos keladimi, deb o'ylashingiz mumkin
3 -qadam. Joyingizni tozalang
Yiliga bir marta ish joyini kengroq tozalash kerak. Sizda tez -tez ishlatib turadigan ba'zi fayllar bo'lishi mumkin, lekin endi siz kamroq ishlatadigan boshqa fayllarni ko'rib chiqishingiz kerak. Kamroq ishlatiladigan fayllarni oching va keraksiz hujjatlar mavjudligini bilish uchun barcha hujjatlaringizni o'qing.
Barcha fayllarni olib tashlang va chang to'planishini olib tashlash uchun namlagich bilan namlagichni tozalang
Maslahatlar
- Bu tamoyillar kompyuterda yoki boshqa elektron hujjat topshirish guruhlarida ham qo'llanilishi mumkin.
- Alifbo tartibida joylashtirilmagan fayllar uchun indeksdan foydalaning. Bu alifbo tartibida tuzilgan bo'lishi kerak, shunda siz fayllarni tezda topishingiz mumkin. Ushbu indeksni faylning old qismiga qo'ying.
- To'plangan qog'ozlarni tozalash va saralashdan boshlang va post-it yozuvlaridan foydalanib toifalarga, so'ngra pastki toifalarga saralang.
- Boshqa joyga mos kelmaydigan narsalar uchun har xil fayllarga ega bo'lish foydalidir.
