Ariza berish kabinetini tashkil qilish qiyin bo'lishi mumkin, xoh u to'langan hisob -kitoblar va soliq ma'lumotlari bilan to'ldirilgan uy kabinasi, xoh tugallangan loyihalar va hisob -fakturalar bilan to'ldirilgan ish kabineti. Eski fayllardan qutulish, sizga mos keladigan fayl tizimini topish va uni doimiy ravishda saqlab turish orqali fayllar kabinetini tartibga soling.
Qadamlar
4 -qismning 1 -qismi: Eski hujjatlarni tozalash
Qadam 1. Agar sizda shkaf bo'lmasa, uni topshiring
Sizning byudjetingiz doirasida uyingiz yoki ofisingiz uchun yaxshi o'lchamdagi sifatli shkafni qidiring. Uyingizga zarar etkazishi mumkin bo'lgan tabiiy ofatlar bo'lsa, yong'inga chidamli va suv o'tkazmaydigan shkafni ko'rib chiqing. Bunday shkaflar to'plami mahalliy do'konlarda, mebel do'konlarida, duradgorlik do'konlarida va savdo markazlarida mavjud.
Qadam 2. Sizning fayllar orqali o'tishni boshlang
Ko'rinib turibdiki, eski yoki keraksiz narsalarni chetga surib qo'ying. Bir chetga surib qo'ying:
- Sizga tegishli bo'lmagan mahsulotlar uchun kvitansiyalar.
- Keraksiz pochta
- Siz ishlatmaydigan xizmatlar uchun eski hisob -kitoblar
- Eski ish joyidan kelgan biznes xatlar
- Sizga kerak bo'lmagan shtamplar
3 -qadam. Narsalardan qutulishdan qo'rqmang
Tug'ilganlik haqidagi guvohnomalar va soliq ma'lumotlari kabi ba'zi hujjatlar shubhasiz muhim bo'lsa -da, keraksiz pochta yoki eski kvitansiyalar bo'lishi mumkin. Qaror qabul qilayotganda har bir hujjat haqida o'ylab ko'ring va kelajakda haqiqatan ham foydali bo'lishi mumkinmi, deb o'ylab ko'ring. Agar u bir yilga yo'qolib qolsa, sog'inmasangiz, uni tashlab yuborganingiz ma'qul.
Qadam 4. Ishda narsalarni tashlab yuborishda ehtiyot bo'ling
Hech narsani tashlamasdan oldin, rahbaringizdan so'rashga ishonch hosil qiling, chunki bu siz o'ylagandan ko'ra muhimroq bo'lishi mumkin. Sizning kompaniyangiz, shuningdek, narsalarni qancha saqlash kerakligi va ularni qanday yo'q qilish kerakligi haqida siyosatga ega bo'lishi mumkin.
Qadam 5. Qaysi narsalarni saqlash kerakligini hal qiling
Bu, odatda, ular qanchalik yangi yoki foydali bo'lishiga bog'liq bo'ladi. O'z xohish -irodangizdan foydalaning va kelajakda hujjatlar foydali yoki zarur bo'lishi haqida o'ylang. Agar ular haqiqatan ham muhim bo'lsa, ularni saqlang. Soliq ma'lumotlari, sug'urta yozuvlari va hayotiy hujjatlar uchun ularni quyidagi vaqtlarda saqlang:
- Soliq deklaratsiyasi ma'lumotlarini 7 yil davomida saqlang, shuningdek, siz soliqlardan chegirib tashlangan narsalar bo'yicha tushumlarni saqlang. IRS sizning soliqlar topshirilganidan keyin 6 yilgacha bo'lgan har qanday daromadni tekshirishi mumkin.
- Sug'urta yozuvlarini, ipoteka to'g'risidagi hisobotlarni va xayriya mablag'larini uch yilgacha saqlang.
- Tug'ilganlik va nikoh to'g'risidagi guvohnomalar, ijtimoiy xavfsizlik kartalari, unvonlar, amallar va pasportlar kabi juda muhim hujjatlarni saqlaganingizga ishonch hosil qiling. Ularni xavfsiz saqlang va ulardan hech qachon voz kechmang.
Qadam 6. Siz chetga qo'ygan har bir hujjatni maydalang
Hujjatlarni tashlab yuborish sizning shaxsiy ma'lumotlaringizni ko'radiganlarga ochiq qoldirishi mumkin. Hujjatning sezgirligiga ishonchingiz komil bo'lmasa ham, uni kesib tashlash yaxshidir, chunki unda manzillar, tug'ilgan sanalar yoki boshqa ma'lumotlar bo'lishi mumkin.
7 -qadam. Raqamli axborot vositalarini ham maydalang yoki yo'q qiling
Ko'pgina shahar va korxonalarda mahalliy aholi yoki xodimlar eski disketlar, kompakt -disklar yoki qattiq disklarni yo'q qilish uchun olib keladigan kunlar bo'ladi. Ular uning to'g'ri bajarilganligiga ishonch hosil qilishadi.
4 -qismning 2 -qismi: Muhim hujjatlaringizni tartibga solish
Qadam 1. Qolgan fayllarni tartibga solishni boshlang
Stolga yoki katta stolga o'ting va qog'ozlarni mantiqiy va tushunarli qilib to'plang. Bu sizning shaxsiy fayllaringizga aylanadi. Siz qidirayotgan narsani aniq topishga yordam beradigan qoziqlar yasang. Uy kabinetlarining toifalarini ko'rib chiqing, masalan:
- Kommunal xizmatlar
- Avtomatik
- Tibbiy
- Uy hayvoni
- Biznes
- Uy
- Soliqlar
- Moliya
2 -qadam. Hamkasblardan ish kabinetlari haqida maslahat so'rang
Ish joyingizda hujjatlarni rasmiylashtirish uchun kompaniyaning maxsus konventsiyalari bo'lishi mumkin. Agar yo'q bo'lsa, faylni xronologik yoki alifbo tartibida joylashtiring. O'zini tartibli hamkasblaridan qaysi tizimlar ular uchun yaxshiroq ishlashini so'rang.
Qadam 3. toifalaringizni sodda tuting
Siz qanchalik aniq ma'lumotga ega bo'lsangiz, shuncha ko'p fayllarga ega bo'lasiz, bu sizning kabinetingizdagi tartibsizlikni anglatadi. Asosiy fayllaringizni umumiy qilib saqlang, so'ngra ulardagi hujjatlarni tartibga soling.
Qadam 4. Ism yoki sana bo'yicha tashkil qilish to'g'risida qaror qabul qiling
Har bir qog'ozni to'g'ri qoziqqa ajratganingizdan so'ng, ularni topishni osonlashtiradigan tarzda tartibga solishni boshlang.
- Alfavit bo'yicha ro'yxatga olish uchun, masalan, kvitansiyalardagi tovar belgilari kabi, A bilan boshlanadigan elementlarni Z -ga qadar pastga qo'ying.
- Soliq deklaratsiyalari sanalari kabi xronologik topshiriqlar uchun, eng oxirgi hujjatlarni pastki qismidagi eng qadimgi hujjatlarga muvofiq ishlaydilar.
Qadam 5. Har bir to'plamingizni papkaga joylashtiring
Qog'ozlarni shunday joylashtiringki, to'plamning yuqori qismidagi hujjat papkaning old tomonida bo'ladi. Hujjatlar siz ularni tartibga solgan tartibda saqlanadi.
4 -qismning 3 -qismi: Fayllarni topishni osonlashtirish
Qadam 1. Har bir papkani aniq belgilang
Yorliqdagi yozuv katta, tushunarli va sizga va ofisingiz yoki oilangizdagilarga mantiqiy ekanligiga ishonch hosil qiling. Aniqroq bo'lish uchun yorliq ishlab chiqaruvchisidan foydalaning.
2 -qadam. Har bir tortmasining o'z toifasiga ega bo'lishiga ruxsat bering va uni aniq belgilang
Fayllaringizni tortmalar orasiga har bir tortmasida alohida toifani o'z ichiga oladigan tarzda taqsimlang. Har bir toifada tegishli fayllar bo'lishi kerak, bu sizga narsalarni osonroq topishga yordam beradi.
- Soliq hujjatlari, investitsiya hujjatlari va ipoteka to'g'risidagi hisobot kabi moliyaviy ma'lumotlar bitta tortmasida bo'lishi mumkin.
- Tug'ilganlik haqidagi guvohnomalar, pasportlar va tibbiy yozuvlar kabi shaxsiy hujjatlar boshqa tortmada bo'lishi mumkin.
- Har xil elementlar uchun qo'llanmalar boshqasida bo'lishi mumkin.
Qadam 3. Rangli papkalardan foydalanishni o'ylab ko'ring
Agar siz tegishli rangni xotiraga yuklasangiz, bu sizning hujjatlaringizni topishni ancha osonlashtiradi. Agar sizda allaqachon manilla papkalari bo'lsa, ularga rang bergich yoki rangli markerlar yordamida rang qo'shing. Xuddi shu maqsadda rangli teglar yanada nozikroq ishlatilishi mumkin.
4 -qadam. Rangli tizimdan foydalanib, tortmalar ichida kichik toifalar yarating
Axborot materiallari tortmasi, masalan, "Elektronika qo'llanmalari", "Elektr asboblari bo'yicha qo'llanmalar" va "Tozalash uchun qo'llanmalar" kabi papkalarga bo'linishi mumkin.
Qadam 5. Agar mantiqiy bo'lmasa, tizimingizni o'zgartiring
Bir yoki ikki oy ishlatilgandan so'ng, sizga mos bo'lmagan narsalarni o'zgartirishdan qo'rqmang. Turli xil fayllarni oldinga siljiting yoki bir -biridan ajratish qiyin bo'lgan toifalarni ajrating. Shuni esda tutingki, sizning kabinetingiz siz uchun tizimdir va u sizning ish oqimingizga mos kelishi kerak.
4dan 4 qism: Tashkilotni saqlab qolish
Qadam 1. Tashkilotli bo'lish uchun faol bo'ling
Pochta va hujjatlarning kirishiga zudlik bilan e'tibor bering va ular bilan shug'ullanganingizdan so'ng, ularni darhol topshiring.
Qadam 2. Uyingizga yoki ish stoliga kiruvchi qutini o'rnating
Kuniga bir marta kelgan pochtangizni ko'rib chiqing. Siz bu tarzda hech narsani kuzatolmaysiz va u yig'ilmaydi. Hujjat topshirish birdaniga bajariladigan ish kabi ko'rinmaydi.
Qadam 3. Kabinetingizni tez -tez qayta tashkil eting
Har yili qayta tashkil etish tavsiya etiladi va agar sizda ko'p sonli fayl bo'lsa, uni har chorakda tozalashingiz mumkin. Shkaflarni to'ldirishda tartibsizliklarning asosiy manbai - bu sizga kerak bo'lmagan eski hujjatlar, shuning uchun kerak bo'lganda eski narsalarni tozalang va maydalang.
Qadam 4. Ba'zi fayllaringizni raqamli muhitga o'tkazishni o'ylab ko'ring
Raqamli formatda qancha ko'p hujjatlar saqlasangiz, shkafda jismoniy tartibsizlik shunchalik kam bo'ladi. Skanerlash uchun yaxshi nomzodlar orasida kvitansiyalar, xayriya dalillari yoki bank hisobvaraqlari bor. Ba'zilar allaqachon Internetda bo'lishi mumkin.
5 -qadam. Asosiy hujjatni yarating
Hujjatda, ariza berish tizimi qanday ishlashini va narsalar qaerda joylashganligini tushuntiring. Favqulodda yoki kutilmagan muammo yuzaga kelganda, boshqalar sizning fayllaringizni qidirishni bilishi kerak bo'lishi mumkin.
Maslahatlar
- Agar sizda qiziquvchan bolalar yoki oila a'zolari bo'lsa, hujjat topshirish kabinetlarini qulflang.
- Agar siz qulfni ochish bilan bog'liq muammolarga duch kelsangiz, qarang, qanday qilib idishni qulfini tanlash kerak.
- Tug'ilganlik haqidagi guvohnomalar yoki huquqlarni tasdiqlovchi hujjatlar kabi juda nozik hujjatlarni seyf yoki yong'inga qarshi hujjat qutisiga saqlang, agar siz fayl shkafi etarli darajada xavfsiz emasligidan xavotirda bo'lsangiz.
Ogohlantirishlar
- Agar siz zilzila sodir bo'ladigan hududda yashasangiz, shkaflarni mustahkam devorga mahkamlang. Bu ularning seysmik hodisa paytida odamga yiqilishidan yoki eshikni to'sib qo'yilishidan saqlaydi.
- Fayllarni ehtiyotkorlik bilan yuklang. Agar yuqori tortma to'la bo'lsa va uning ostidagi tortmalar bo'sh bo'lsa, u ag'darilishi mumkin.
