Hujjat topshirish ko'pincha ish va uyda zarur vazifadir. Agar siz hujjatlarni topshirishni juda uzoq vaqt o'tkazib yuborsangiz, ularni saralash uchun bir necha soat yoki hatto kun kerak bo'ladigan katta qog'oz to'plashingiz mumkin. Kirish qutisini tartibsiz saqlash uchun har kuni keladigan har qanday qog'ozni saralash. Keyin, sizga mos keladigan fayl tizimini yarating. Hujjatlarni saralash uchun tizimdan foydalaning, shunda siz kerakli hujjatlarga osongina kira olasiz!
Qadamlar
3 -chi usul: Kundalik qog'oz oqimini boshqarish
Qadam 1. Qog'ozlarni saralashga qadar ularni saqlash uchun markaziy quti yarating
Markaziy quti-bu har kuni ish stoliga yoki pochta qutisiga tushgan barcha qog'ozlarni joylashtiradigan joy. Bu sizga har bir elementni saralash va qayta ishlashga vaqt bo'lmaguncha tartibni saqlashga yordam beradi.
- Kichik karton qutini markaziy quti sifatida ishlatishingiz yoki buning uchun maxsus quti, savat yoki tovoqlar olishingiz mumkin.
- Qutini ish stolining burchagiga, eshik oldidagi stolga yoki ko'rinmaydigan boshqa joyga qo'ying, shunda siz buni unutmaysiz.
Qadam 2. Har kuni qutiga kiring va muhim narsalarni chetga surib qo'ying
Shoshilinch e'tiborni talab qiladigan narsalarni qidirish uchun qutidagi har bir narsaga kuniga bir marta qarang. Bunga tez orada to'lanishi kerak bo'lgan hisob-kitoblar, partiyalarga taklifnomalar yoki vaqtni sezgir shakllar kirishi mumkin. Bu narsalarni bir chetga surib qo'ying, shunda siz ularga darhol g'amxo'rlik qila olasiz.
Siz shoshilinch narsalarni qo'yish uchun birinchi qutidan farqli o'laroq ikkinchi qutini olishni xohlashingiz mumkin. Masalan, siz shoshilinch narsalar ekanligini ko'rsatadigan qizil qutini olishingiz mumkin
Qadam 3. Siz topshirmoqchi bo'lgan narsalarni fayllar qutisiga joylashtiring
Uchinchi qutini markaziy quti va shoshilinch quti yonida saqlang. Buni faylni yig'ish nuqtasi sifatida ishlating. Bu sizga ularni topshirishga tayyor bo'lguningizcha ularni tartibli saqlashga yordam beradi.
Bu quti boshqa qutilarga qaraganda boshqa rangda ekanligiga ishonch hosil qiling. Aks holda, siz qutilarni aralashtirib yuborishingiz mumkin
4 -qadam. Keraksiz narsalarni qog'ozni qayta ishlash qutisiga tashlang
Sizning qutingizga tushadigan har qanday keraksiz pochta yoki boshqa muhim bo'lmagan narsalar to'g'ridan-to'g'ri qayta ishlash qutisiga tushishi mumkin. Hujjatlarni ko'rib chiqayotganingizda va ularni axlat qutisiga olib borganingizda, bu narsalarni aniqlang, shunda qutingizdagi tartibsizliklar saqlanib qoladi.
- Qayta ishlash qutisini erga qo'ying, shunda uni boshqa qutilaringiz bilan adashtirmaysiz.
- Agar keraksiz narsalardan birortasi shaxsiy ma'lumotni o'z ichiga olsa, ularni yo'q qilishdan oldin maydalang.
3 -usul 2: fayl tizimini tanlash
Qadam 1. Agar sizda ko'p vazifalar bo'lsa, oylik va kundalik faylni belgilang
Bu Tickler fayllar tizimi sifatida tanilgan va bu har kuni nima qilish kerakligini kuzatib borishning ajoyib usuli. Har oy uchun fayllar jildini va har bir kun uchun papkani belgilang. Keyin, fayllarni elementlarga joylashtiring. Ob'ektlarni ular ustida ishlashingiz kerak bo'lgan sanalarga ko'ra yozib oling.
Misol uchun, agar siz 23 sentyabrda hisob -kitobni to'lashingiz kerak bo'lsa, hisobni o'sha sanaga papkaga joylashtiring
Qadam 2. Muhim hujjatlarni qo'lda saqlash uchun papkalarni alifbo tartibida joylashtiring
Alifbo tartibida topshirish alohida odamlar, korxonalar yoki sub'ektlar uchun fayllarni topish uchun foydalidir. Agar sizda mijozlar ko'p bo'lsa va har bir faylni saqlamoqchi bo'lsangiz yoki uyingizdagi hujjatlarni boshqarishning oddiy usulini xohlasangiz, bu ideal bo'lishi mumkin.
- Birinchidan, "Jons, Syuzan" yoki "Uotson, Devid" kabi fayl yorliqlariga shaxslarning familiyasini qo'yganingizga ishonch hosil qiling.
- Biznes nomi bilan hujjat topshirishda "The", "A" va "An" kabi so'zlarga e'tibor bermang. Masalan, agar sizning biznesingiz "Kek ma'budasi" deb nomlangan mijozingiz bo'lsa, "Cake" dagi "C" ga binoan faylni topshiring va ariza berishda "The" dagi "T" ga e'tibor bermang.
Qadam 3. Qisqa muddatli topshirish ehtiyojlari uchun raqamli hujjatlar tizimini tanlang
Agar sizda yozuvlarni saqlamoqchi bo'lgan qisqa muddatli loyihangiz bo'lsa, unda raqamli topshirish tizimi eng yaxshi ishlashi mumkin. Bu har bir hujjatga raqamni belgilash va uni raqamga muvofiq topshirish. Shuni ham yodda tutingki, siz qaysi hujjat qaysi raqamga mos kelishini ham kuzatib borishingiz kerak bo'ladi, masalan, elektron jadval yordamida.
- Masalan, siz 14 -mart haftasida olgan barcha narsalarni 1 deb belgilangan papkaga, so'ngra 21 -martdagi barcha elementlarni 2 -faylga va boshqalarga belgilashingiz mumkin.
- Boshqa variant - fayllarni sana bo'yicha belgilash va ularni xronologik tartibda joylashtirish. Masalan, 2018 yil 2 -mayda olingan narsalar 2/5/2018 etiketli faylda saqlanishi mumkin.
Qadam 4. Elementlarni tez va oson topish uchun fayllaringizni rangli kod bilan yozing
Fayllaringizning har bir toifasiga rang belgilang. Bu sizga fayllar toifasini bir qarashda topishga yordam beradi.
- Masalan, tibbiy to'lovlar uchun qizil, soliqlar uchun ko'k, sug'urta uchun yashil ranglardan foydalaning.
- Raqamli yoki alfavitli fayllarni kodlash uchun 1-25 yoki A-G yashil, 25-50 yoki H-M binafsharang va 50-75 yoki N-R sariq ranglarini ko'rsatish kabi raqamli yoki alifbo oralig'idagi rangni belgilang.
Qadam 5. Fayl jildiga qo'shimcha tegishli ma'lumotlarni qo'shing
Faylning mazmunini tavsiflash uchun qo'shimcha ma'lumotlarni qo'shish yoki kerakli amallarni bajarish ham fayllar tizimini samarali ishlashiga yordam beradi. Buning uchun siz quyidagi elementlardan 1 yoki undan ko'pini qo'shishingiz mumkin:
- Fayl raqami yoki nomi
- Fayl sarlavhasi
- Fayl ochilgan va yopilgan sana
- Bo'lim yoki jamoaning nomi
- Kompyuter rekord raqami
- Chiqarish sanasi va utilizatsiya usuli
3 -usul 3: hujjatlarni fayllarga joylashtirish
Qadam 1. Eng oxirgi hujjatni faylning tepasiga joylashtiring
Buni amalga oshirish uchun hujjatda ko'rsatilgan sanadan foydalaning. Hujjatlarni topshirishga tayyor bo'lgandan va fayl tizimini o'rnatgandan so'ng, siz fayllarni fayllarga joylashtirishni boshlashingiz mumkin. Har doim har bir fayl uchun eng yangi hujjatlarni tepada saqlashga ishonch hosil qiling, shunda ularga kirish oson bo'ladi.
Masalan, agar sizda uy -joy mulkdorini sug'urtalash bo'yicha faylingiz bo'lsa, siz pulli uy -joy mulkdorlari sug'urtasining oxirgi rekordini faylning yuqori qismiga joylashtirishni xohlaysiz
Qadam 2. Qo'shimchalarni ular tegishli bo'lgan hujjatlar bilan saqlang
Agar sizda boshqa hujjat bilan birga saqlanishi kerak bo'lgan tegishli kvitansiyalar yoki boshqa hujjatlar bo'lsa, ularni bir faylda birga saqlashga ishonch hosil qiling. Hatto hujjatning orqa qismiga qo'shimchalarni zımbalamoq yoki qog'ozga yopishtirishni xohlashingiz mumkin.
Masalan, agar sizda elektr hisobingiz to'langanligi to'g'risida kvitansiya bo'lsa, unga havola kerak bo'lsa, uni hisobning orqasiga mahkamlang
Qadam 3. Katta hujjatlarni alohida konvertlarga joylashtiring
Siz bu konvertlarni ular bilan bog'liq bo'lgan fayllar orqasida joylashtirishingiz mumkin. Konvertning old tomoniga mazmuni tavsifini kiritganingizga ishonch hosil qiling. Bu sizning fayllaringizdagi tartibsizlikni yo'q qilishga va fayllar tizimining samaradorligini oshirishga yordam beradi.
Masalan, agar siz ishlayotgan loyihaning rejalari bo'lsa, ularni katta konvertga joylashtirishingiz mumkin
Qadam 4. Asl hujjatni topshiring va uning nusxalarini yo'q qiling
Dublikatlarni topshirmaslik fayllaringizdan biror narsani qidirayotganingizda chalkashliklarning oldini olishga yordam beradi. Agar siz dublikatlarga duch kelsangiz, ularni yo'q qiling va faqat asl hujjatni topshiring.
Agar qaysi hujjat asl ekanligini bilmasangiz, asl nusxasi borligiga ishonch hosil qilish uchun ikkala elementni ham topshirishingiz kerak bo'ladi. Biroq, buni tez -tez qilmaslikka harakat qiling, aks holda fayllaringiz tez yig'ilib ketadi
Maslahatlar
- Agar biror narsani topshirish yoki qayta ishlashga ishonchingiz komil bo'lmasa, uni 30 kun saqlang va keyin qayta baholang.
- Hujjat ma'lumotlarini kerak bo'lganda saqlagan holda, keraksiz hujjatlarni skanerlash-qog'ozdagi tartibsizlikni tozalashning yana bir yaxshi usuli.
